P701 - Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu Prosedüründe Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının (UDK) yükümlülükleri aşağıdaki gibi sıralanmıştır:

• İlgili akreditasyon standardına, TÜRKAK’ın UDK’lar için yayımlamış olduğu dokümanlardaki (tebliğ, yönetmelik, rehber, prosedür, politika vb.) ilgili şartlara ve ILAC/IAF/EA tarafından belirlenen akreditasyon kurallarına her zaman uymak zorundadır.
• Akredite olduğuna dair beyanını sadece akredite edildiği kapsamla sınırlı tutmalıdır. Vermekte olduğu uygunluk değerlendirme hizmetlerinin, akredite edilen kapsam ile akreditasyon kapsamı dışında kalan faaliyet konuları arasında müşterilerin rahatça ayrım yapmasına yardımcı olacak şekilde prosedürler oluşturmalıdır ve uygulamalıdır.
• Akreditasyonunu TÜRKAK’ın itibarını zedeleyecek ve herhangi bir anlaşmazlığa düşürecek şekilde kullanamaz ve TÜRKAK’ı yetkisiz kılacak veya yanlış yola sevkedebilecek açıklamalar yapamaz.
• Akreditasyonun askıya alınması veya geri çekilmesi durumunda, akreditasyona ilişkin bilgiler bulunan promosyon malzemelerini kullanamaz ve akreditasyona ilişkin TÜRKAK’ın iadesini istediği tüm dokümanları geri gönderir.
• Akreditasyonun askıya alınması veya geri çekilmesi halinde, akredite edilmişlik halini gösteren materyalin kullanımını derhal durdurmalıdır ve akredite kuruluş statüsünü belirten reklamlara son vermelidir.
• Akreditasyonu geri çekilen veya kapsamı daraltılan UDK, akreditasyonunun geri çekilmesi/daraltılması ve bunun sonuçları hakkında müşterilerini bilgilendirmelidir. Bu doğrultuda yapmış olduğu faaliyetlerin kayıtlarını TÜRKAK’a sunmalıdır.
• Akreditasyonunun bir ürünün, sürecin, sistemin uygunluğunun veya kişinin TÜRKAK tarafından onaylandığı anlamına gelecek şekilde kullanılmasını önlemelidir.
• Herhangi bir akreditasyon dokümanının, markasının (işaretinin), raporunun veya bir kısmının yanlış yönlendirici şekilde kullanılmasını önlemelidir.
• Kendi akreditasyon durumuna ilişkin doküman, broşür veya reklam malzemeleri gibi iletişim araçlarında yapılan atıflarda TÜRKAK’ın koyduğu kurallara uymak zorundadır. Reklam, promosyon çalışmaları ve kamuoyunu bilgilendirme faaliyetlerinde, ilgili ulusal ve uluslararası dokümanlarda belirtilen şartlara uymalı, bu konuda TÜRKAK’tan gelecek düzeltme talebi ve uyarıların gereğini yerine getirmelidir.
• UDK kendi akreditasyonuna ilişkin, aşağıda belirtilen önemli değişiklikleri süresi içinde TÜRKAK’a bildirmelidir:
• Yasal, ticari veya organizasyonel statüsü,
• Organizasyon yapısı, üst yönetim ve yetkili personel,
• Ana politikalar ve prosedürler,
• Lokasyonlar, yerleşim durumu ve kaynaklar (personel ve teçhizat vb.),
• Akreditasyon kapsamındaki faaliyetleri ile akreditasyon gerekliliklerini yerine getirme kabiliyetini etkileyebilecek diğer hususlar
• Yurtdışı faaliyetlerine ilişkin kapsam, temsilcilik, adres ve kişilerle ilgili değişiklikler
• UDK, akreditasyon ile ilgili kendisine tahakkuk ettirilecek ücretleri “R10.02 Hizmet Ücretleri Rehberi” ne uygun olarak belirtilen süre ve şartlar dahilinde ödemekle yükümlüdür.
• Akredite edildiği uygunluk değerlendirme faaliyetlerini kapsayan yeterli bir mesleki sorumluluk sigortası yaptırır (ancak kamu kuruluşlarının güvence beyanında bulunması yeterlidir).
• TÜRKAK tarafından bildirilen alanlarda uygunluk değerlendirme faaliyetlerine ilişkin işlemleri görüntülü kayda alma, araç takip sistemi ile izleme ve diğer elektronik kayıt sistemleri ile kayıt altına almalıdır.
• TÜRKAK’ın akredite ettiği UDK, müşterilerine, akredite olduğu ilgili standardın hükümleri ve TÜRKAK kuralları dahilinde öngörülen şartlara uygun olarak hizmet sunmak durumundadır.
• TÜRKAK tarafından oluşturulan web uygulamalarına, uygunluk değerlendirme faaliyetlerine ilişkin verileri girmeli ve benzeri diğer yükümlülükleri yerine getirmelidir.
• TÜRKAK ve UDK arasındaki sözleşme, UDK’nın üçüncü tarafa karşı olan kanuni yükümlülük ve sorumluluklarını yerine getirmesine engel teşkil etmez. Akreditasyon kapsamında belgenin kullanımı ile ilgili olarak üçüncü taraflar nezdinde bütün hukuki, mali ve teknik sorumluluk Uygunluk Değerlendirme Kuruluşuna aittir.
• UDK akredite edildiği kapsamda yaptığı faaliyetlere ait kayıtlarını, farklı özel bir düzenleme olmaması durumunda, en az 5 yıl süreyle muhafaza etmelidir.
• Akredite Yönetim Sistemi Belgelendirme Kuruluşları; aldıkları her bir belgelendirme başvurusunu portal içerisinde yer alan TBDS alanında“Müşteriler” ve “Başvurular” sekmelerine girmelidir. Belgelendirme Kuruluşları; gerçekleştirecekleri tetkik faaliyetlerine ilişkin bilgileri, tetkikin başlayacağı tarihten en geç 1 (bir) hafta önce TÜRKAK Belge Doğrulama Sistemi’ne girmekle yükümlüdür. Karar alınan her bir belgelendirmeye ilişkin bilgiler TBDS’nde “Belgeler” sekmesine girilmeli ve sistemin ürettiği QR kodu ve alfanümerik kod, TÜRKAK R10.06’daki kurallar çerçevesinde düzenlenen sertifikalarda kullanılmalıdır. Belgelendirme Kuruluşları; bahsi geçen kodlar belge üzerinde bulunmadan akredite belge düzenleyemezler.
• UDK, TÜRKAK tarafından kendisine yönlendirilen akreditasyonuyla ilgili şikayetlerin araştırılmasına ve çözümüne yönelik gerekli işbirliğini sağlar.
• Akreditasyonunun askıya alınması, daraltılması veya geri çekilmesi ve bununla bağlantılı sonuçları hakkında bu durumlardan etkilenen müşterilerini gecikme olmaksızın bilgilendirir.
• Müşterileri ile yaptığı sözleşmelere, gerektiğinde ve uygulanabilir olduğunda UDK tarafından verilen hizmetin incelenmesi amacı ile TÜRKAK’ın kendilerini yerinde ziyaret etmesini ve UDK tarafından yapılan denetimle ilgili gerekli bilgileri almasını sağlayacak maddeleri koymayı kabul eder.

Ayrıca, UDK’lar TÜRKAK’la imzalamış oldukları Akreditasyon Sözleşmesinde yer alan tüm yükümlülükleri yerine getirmek zorundadırlar.

Kaynak: P701 - Uygunluk Değerlendirme Kuruluşlarının Akreditasyonu Prosedürü

Alındı: 13.04.2022