Şubeli veya geçici birimle hizmet veren kuruluşların akreditasyonu için sağlanması gereken şartlar, R-20.09 Şubeli Hizmet Veren Kuruluşların Akreditasyonuna Dair Rehber'de şu şekilde anlatılmıştır:
3.1 Şubeli veya Geçici Birimle Hizmet Veren Kuruluşların Akreditasyonu için Sağlanması Gereken Şartlar
a) Hizmet verilen bütün mekânlar bir tüzel kişiliğin yasal sorumluluğu altında bulunmalıdır. Bu tüzel kişilik ilgili akreditasyon standardında tüzel kişilikten beklenen yasal olarak sorumlu tutulabilme taahhüdünü karşılamalıdır. Kuruluşlar geçici birimlerinin yasal olarak sorumlu tutulabilirliği ile ilgili olarak da tüzel kişilikle olan ilişkiyi gösteren kayıtlarla taahhütlerini göstermelidir.
b) Türkiye’de hizmet veren şubelerin yasal olarak sorumlu tutulabilmesi için Türk Ticaret Kanununa göre şube tescillerinin olması veya tescil yok ise içerikleri incelenmek sureti ile vergi dairesi kaydının (şube tescili olmayan mükellef kaydı/yoklama fişi - şube tescili olmayan mükellef kaydı ibarelerini taşıyan) mevcut olması ve ilgili akreditasyon programına göre kritik konumda olan personelin SGK kaydında o adresin gösterilmiş olması gerekmektedir.
c) Şube şeklinde işletilen kuruluşları yasal olarak temsil eden personel, Türk Akreditasyon Kurumu’na bildirilmelidir. Temsilci personelin yetkisi en azından müşterek olarak kullanılacak bir yönetim sisteminin kurulması, uygulanması ve aynı zamanda akredite edilen faaliyet kapsamında TÜRKAK ile işbirliği hususlarını da kapsamalıdır.
3.2 Şubeli Akreditasyona Sahip Kuruluşların Yönetim Sistemlerinin Bütünlüğüne Dair Şartlar
a) İlgili akreditasyon standardına uygun bir yönetim sistemi, her bir şubeyi/geçici birimi kapsayacak şeklide mevcut ve uygulanıyor olmalıdır. Müşterek yönetim sisteminin kullanıldığı her bir şube/geçici birim kalite dokümantasyonunda belirtilmiş olmalıdır. Kalite dokümantasyonu İlgili şubeler/geçici birimler tarafından uyulması gereken kuralları, gerekli olan prosedür ve talimatları içermelidir. Müşterek yönetim sistemi dokümantasyonuna şubeler/geçici birimler erişebilmelidir.
b) Şubelerde/geçici birimlerde kullanılan müşterek yönetim sisteminin bütünlüğünün sağlanması tüzel kişiliğin üst yönetiminin sorumluluğundadır.
c) Bütün şubelerde, merkezde yönetim sisteminden sorumlu personele /yönetim temsilcisine doğrudan ulaşabilen bir kalite sorumlusu atanmalıdır. Kalite sorumlusu, kendisinin bulunduğu şubede yönetim sisteminin uygulanması ve sürekliliğinin sağlanması için gerekli yetki ve sorumluluğa sahip olmalıdır. Kalite sorumlusu ayrıca tüm yıllık iç denetimlerin planlanması ve uygulanmasında merkezle işbirliği yapmaktan da sorumludur.
3.3 Akreditasyon Denetiminin Gerçekleştirilmesi İçin Gereken Şartlar
Yukarıda bahsedilen şartların incelenmesini müteakip denetimin gerçekleştirilmesi için aşağıda belirtilen şartlara da dikkat edilmelidir:
a) Kuruluş, akreditasyon talep ettiği uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin, hangi şube/ geçici birim tarafından gerçekleştirildiği bilgisi ile birlikte denetimden önce Başvuru Formu aracılığıyla Türk Akreditasyon Kurumuna iletmelidir.
b) Şubeli veya geçici birim ile hizmet veren kuruluşların tüm şubeleri/ geçici birimleri, ilk akreditasyon ve akreditasyon yenileme denetimlerinde ilgili akreditasyon programındaki risk temelli değerlendirme kriterine göre yerinde denetime tabi tutulur.
Detaylı bilgi için R-20.09 Şubeli Hizmet Veren Kuruluşların Akreditasyonuna Dair Rehber'i inceleyebilirsiniz.
Tanımlar:
Şube: Merkez dışında farklı bir mekânda uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin gerçekleştirildiği ve yasal olarak sorumlu tutulabilen mekân.
Geçici Birim: Bir uygunluk değerlendirme faaliyetinin yapılması için gerekli donanıma erişim sağlayabilen ve personele sahip belirli bir yerde geçici olarak tesis edilen birim. Bu birimler genelde belirli bir mekânda, belirli bir işin tamamlanması süresince, belirli bir müddet ile hizmet vermek üzere oluşturulmuştur. Geçici birim tek başına akredite edilemez.
Kaynak: R-20.09 Şubeli Hizmet Veren Kuruluşların Akreditasyonuna Dair Rehber
Alındı: 12 Mayıs 2022
